Programma­management

Programma­management

Een programmamanager is de architect van samenhangende initiatieven, die strategische doelen omzet in concrete actieplannen en die effectief en efficiënt tot uitvoering brengt. Met een scherp oog voor detail coördineert de manager diverse projecten en teams binnen een overkoepelend programma. Door effectieve communicatie en risicobeheer zorgt de manager voor een soepele uitvoering en het behalen van gestelde doelen. De rol omvat ook het monitoren van voortgang, het aansturen van teams en het aanpassen van strategieën indien nodig. Kort gezegd, een programma manager leidt, beheert en optimaliseert de uitvoering van complexe programma’s voor organisatorisch succes.

Theorie

Bijstelling levert interim programmamanagers. Programmamanagement onderscheidt zich van project- en procesmanagement omdat de programmamanager verantwoordelijk is voor een samenhangend pakket aan projecten met een gemeenschappelijk doel. Een programmamanager bewaakt niet alleen de uitvoering van projecten, maar vooral ook synergie tussen projecten en de project overstijgende aan- en bijsturingsmogelijkheden. Bijstelling focust in haar programmamanagement op vier elementen:

  1. mensen: beleid uitvoeren is mensenwerk. Goed doorgronden van de relationele geschiedenis en invoelen van de persoonlijke drijfveren van betrokkenen leidt tot betere resultaten. Vertrouwen, respect en erkenning staan centraal bij het realiseren van duurzame en effectieve samenwerking;
  2. visie: de visie is het bindmiddel van het uitvoeringsteam en de verantwoordelijke ambtenaren en bestuurders. Elke professional in het publieke domein werkt aan het maatschappelijke belang. Een gedeelde visie hierop zorgt voor eenheid in het team en draagt bij aan de onderlinge relaties tussen de teamleden;
  3. resultaten: resultaten zijn essentieel voor een team. Een goed programma focust enerzijds op het realiseren van korte termijn impact en anderzijds op lange termijninvesteringen die een tijdlang onzichtbaar blijven. Met zichtbare resultaten krijgt het team erkenning en energie. Randvoorwaarde is dat het team successen en tegenvallers met elkaar deelt;
  4. bijsturing: de wereld om ons heen is continue in beweging. Monitoring en bijsturing zijn essentieel voor adaptieve beleidsuitvoering. Bijsturen betekent voortgang bewaken, risico’s beheersen en kansen integreren in het lopende programma. Binnen het mandaat snel schakelen, daarbuiten goed vast houden aan de afgesproken aansturingsstructuur.

Praktijk

In de praktijk is de programmamanager de drijvende kracht achter het succes van een programma. De programmamanager heeft grote invloed op de cultuur van het team en de wijze waarop teamleden met elkaar samenwerken. De programmamanager stimuleert het team om resultaten te behalen en verdedigt het team tegenover de kritische buitenwacht. Bijstelling levert programmamanagement vanuit haar kernelementen en heeft daarbij aandacht voor onderstaande vragen:

  1. hoe lang is externe inhuur van een programmamanager nodig en welke mogelijkheden zijn er om die periode in te korten?
  2. komen de ambities en uitdagingen van alle shareholders voldoende aan bod?
  3. zijn de verwachtingen goed gemanaged met betrekking tot de impact van het programma?
  4. is het programma goed verbonden met andere beleidsontwikkelingen vanuit brede welvaart?
  5. loopt de uitvoering zoals gepland en levert dit de gewenste resultaten op?
  6. hoe zitten de teamleden in hun vel en hoe is de relatie tussen de teamleden?
  7. levert de monitoring en evaluatie de gewenste informatie op om bij te sturen en te verantwoorden?
  8. zijn de aansturende ambtenaren en bestuurders blij met het programma?
  9. welke lessen willen we aan het einde van de beleidscyclus leren en hoe gebruiken we die voor de volgende ronde?

Referentieproject

Bijstelling en haar partners hebben veel ervaring met interim projectmanagement. Een goed voorbeeld is de verankering van de korte termijn aanpak slimme, veilige en duurzame mobiliteit. De betreffende regio had jarenlang succesvol publiek-privaat beleid uitgevoerd op basis van de kaders van Beter Benutten. Toen dit programma bijna afliep was de vraag hoe de regionale partners het opgebouwde kapitaal konden blijven inzetten. Bijstelling nam het voortouw bij het definiëren van de gezamenlijke lange termijndoelstelling en het programmeren van een basisaanpak die meerjarig bij alle partners in het beleid is gekomen. Het programma is in vier jaar veranderd van een top-down naar een bottom-up samenwerking, de uitvoering is geborgd met een meerjarige programmering en de inhoud van het programma past nu op de ambities van de lokale en regionale overheden en bedrijven.

Nieuws

Een half jaar Bijstelling

Meerjarige afspraken slim en schoon

Ruimte voor Brede Welvaart